Par Martin Hardy, associé en processus, systèmes d’information, risques et contrôles chez Mallette
Dans le contexte d’une entreprise manufacturière, miser sur l’excellence opérationnelle revêt une importance cruciale pour sa réussite. Avant de commencer par tout vouloir mesurer, il est important de bien comprendre ses processus opérationnels et administratifs. La cartographie des processus d’affaires émerge ainsi comme un outil inestimable pour les entreprises désireuses de diminuer leurs sources de gaspillage et leurs activités à faible valeur ajoutée. Cet article est conçu pour vous assister dans la mise en place d’une cartographie de vos processus et a pour but de vous informer sur certains angles morts à connaître dans l’utilisation de cette technique tirée de l’approche lean. Un diagnostic organisationnel en amont pourrait vous guider quant à la façon de prioriser les processus nécessitant votre attention. Débuter un tel exercice pourrait nécessiter l’implication d’une firme professionnelle selon la complexité de vos processus et les ressources à votre disposition.
Identification des processus clés
Dans un premier temps, il s’agira d’identifier l’ensemble des processus clés de l’entreprise en fonction de la chaîne de valeur de l’organisation. Ainsi, cela pourrait inclure les activités de base telles la logistique interne, la fabrication, la logistique de commercialisation, les ventes et le marketing, mais aussi les activités de soutien à votre entreprise comme la chaîne d’approvisionnement, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la recherche et le développement, etc. L’inventaire de vos processus comme étape initiale dressera le portrait actuel de votre modèle d’affaires.
Mobilisation et implication des équipes concernées
La prochaine étape implique de consulter et de mobiliser les personnes clés les mieux placées pour partager des informations cruciales sur les processus dans lesquelles elles sont impliquées. La planification d’un premier atelier de travail avec ces personnes réunies permettra de cibler les objectifs recherchés, les diverses étapes, les échéanciers et les attentes envers chaque responsable. C’est à ce moment que vous devez, en groupe, définir vos « règles d’engagements » à ce projet. Encouragez la discussion pour clarifier les limites entre les processus et sous-processus, ainsi que les interactions entre eux. À noter qu’une seule personne (nommée propriétaire du processus) pourrait être responsable de plusieurs processus. L’implication des parties prenantes est essentielle dans un contexte d’amélioration de processus. Ce sont elles qui, au quotidien, règlent des enjeux et vivent des irritants en lien avec les processus de l’entreprise. Elles sont donc en mesure d’être parties prenantes des solutions à apporter pour les améliorer.
Sélection d’un premier processus à améliorer
Commencez d’abord par un premier jet en utilisant un outil de cartographie tel le FIPEC ou encore le diagramme à couloir (swim lane) pour documenter votre processus actuel identifié. Il est important de déterminer le point de vue du processus que vous voulez cartographier. Définir ainsi le début et la fin du processus est essentiel. Voulez-vous rester à haut niveau ou encore détailler votre processus? Par exemple, le processus de gestion des opérations pourrait être décomposé en sous-processus tels que la planification de la production, la fabrication et le contrôle qualité. Chacun de ces sous-processus pourrait faire l’objet d’une cartographie unique.
Une fois votre première ébauche effectuée, vous avez maintenant un outil visuel pour débuter la communication et l’analyse des activités avec les parties impliquées dans le processus. En atelier de travail, utilisez votre ébauche afin de la finaliser avec les représentants des équipes concernées par le processus à l’étude. On confirmera donc les activités séquentielles du processus au moyen de l’outil choisi appuyé par les ressources impliquées, ainsi que les extrants de chacune des activités. En complément, nous pouvons aussi retrouver une matrice de responsabilités par processus, spécifiant les rôles des individus ainsi que des équipes impliquées.
Vous obtiendrez de précieuses données en impliquant vos employés, en observant les opérations sur le terrain et en consultant la documentation existante. Vous découvrirez probablement que certains employés auront conçu des outils pour faciliter leur travail sans nécessairement les avoir partagés à l’interne.
L’amélioration de processus
Une fois la cartographie d’un processus complétée, analysez-la pour identifier les éléments problématiques tels que les goulots d’étranglement, les délais, l’attente, les mouvements, les redondances ou les inefficacités ainsi que les zones d’amélioration. Documentez par la suite à l’aide du même outil une cartographie d’un processus cible ou souhaité. En comparant ce processus amélioré avec votre processus actuel déjà documenté, cela permettra de prioriser les zones d’amélioration en fonction des écarts et d’agir rapidement sur leurs solutions. Idéalement, la suite logique à la cartographie de vos processus d’affaires serait la mise en place d’un programme d’amélioration continue pour garantir que l’entreprise reste adaptable, compétitive et qu’elle élimine continuellement les inefficacités. Votre programme favorisera une culture d’entreprise axée sur l’innovation et l’amélioration impliquant l’ensemble des employés dans la recherche de solutions et l’optimisation des processus.
Priorisation et plan d’action
Comme la perfection n’existe pas, un plan d’action présentant les zones d’amélioration à prioriser devrait accompagner la cartographie des processus. Ce plan d’action comportera des étapes spécifiques, des responsables désignés, des échéanciers, un niveau de priorité et même des objectifs associés à des mesures de performance s’y afférant. Des indicateurs de performance compréhensibles, accessibles et communicables permettront d’apprécier l’atteinte des objectifs d’amélioration et assureront la complétion des actions.
En résumé, la cartographie des processus d’affaires dans une entreprise manufacturière est un processus continu. Elle nécessite l’engagement de toute l’entreprise pour identifier, analyser et améliorer constamment les processus afin d’atteindre une efficacité maximale et une qualité optimale. Grâce à une meilleure vue d’ensemble, votre entreprise peut bénéficier d’une réduction des coûts opérationnels, d’une optimisation de son efficacité et d’une amélioration significative de sa compétitivité sur le marché.
Considérant l’ampleur d’un tel projet, il sera, la plupart du temps, nécessaire de faire appel à une firme professionnelle pour vous lancer dans cet exercice, coordonner le projet, animer les ateliers de travail et produire la documentation. Un premier pas vers une culture d’amélioration continue peut certainement vous différencier de vos concurrents et assurer la survie et la pérennité de votre organisation.
Martin Hardy, CPA
Associé en services-conseils (processus, systèmes d’information, risques et contrôles)
450 964-1562, poste 1268
Profil LinkedIn : www.linkedin.com/in/martin-hardy-cpa-certification-lean-six-sigma-27611762/
