Plan de continuité des affaires : Soyez prêt à un arrêt soudain de vos opérations
Sans avertissement, vos équipements de production et vos serveurs informatiques ne répondent plus. Vos données de gestion sont inaccessibles. Plus moyen de communiquer par courriel ni même par téléphonie IP. Les camionneurs s’impatientent à l’entrepôt. Les clients attendent leur livraison. Vos employés sont inquiets. C’est une cyberattaque! Quel est votre plan pour limiter les dégâts?
Improviser vous expose au pire. Selon la Federal Emergency Management Agency, 25 % des entreprises ferment leurs portes à la suite d’une crise majeure. Préparer votre plan de continuité des affaires dès maintenant pourrait vous permettre d’éviter une telle issue.
Pourquoi un plan de continuité des affaires (PCA)?
En plus de favoriser la survie de votre entreprise, un PCA contribue à :
- Protéger la vie humaine, vos actifs, votre réputation et vos relations
- Limiter le temps d’interruption des opérations et les pertes financières
- Préserver votre avantage concurrentiel
- Conserver les emplois
- Répondre aux exigences des parties prenantes (assureurs, clients, conseil d’administration, etc.).
L’élaboration d’un PCA permet aussi d’identifier des opportunités d’amélioration qui augmenteront votre productivité.
Comment élaborer votre PCA?
Étape 1 : Réunir les bonnes personnes
Bâtir un PCA, ce n’est pas l’affaire d’un seul employé. La participation de tous les secteurs de l’organisation (opérations, technologies, ressources humaines, finances, etc.) est essentielle. Le coordonnateur de la démarche détient une connaissance approfondie de l’organisation et les participants doivent être membres du comité de direction ou occuper un niveau hiérarchique suffisant pour avoir une vue d’ensemble et prendre des décisions tactiques et stratégiques.
Étape 2 : Identifier vos activités critiques
Lors d’un arrêt soudain des opérations, quelles activités nécessitent une reprise prioritaire et rapide? Sans orientation claire, le chaos peut vite s’installer. Se concentrer sur un objectif commun permet d’être efficace et d’éviter la catastrophe (perte financière, rupture de contrat, réputation entachée, etc.).
L’identification des activités critiques provient de l’inventaire de votre chaîne de valeur, incluant : approvisionnement, réception des marchandises, production, expédition, ventes, facturation, paie, etc.
Ces activités sont classées en ordre de criticité. Pendant combien de temps pouvez-vous tolérer l’arrêt de chacune des activités? S’agit-il d’heures, de jours?
Obtenir un consensus de la part des membres de la direction est un exercice exigeant. Combien d’activités critiques retenir? Un bon point de départ est d’en identifier cinq ou six.
Étape 3 : Définir vos stratégies de continuité
Pour chaque activité critique identifiée à l’étape 2, il faudra évaluer si telle ou telle situation aura une incidence majeure et élaborer des stratégies de continuité si c’est le cas. Ceci permet de consacrer les ressources à l’essentiel.
Les situations usuelles considérées pour l’analyse des répercussions sur les activités sont :
- Perte d’accès aux bâtiments et équipements
- Absence massive de la main-d’œuvre
- Défaillance des systèmes informatiques
- Perte de données électronique ou papier
- Indisponibilité d’un fournisseur clé
Par exemple, sans accès à l’usine (situation), quel sera l’impact sur la production (activité critique)? L’impact étant majeur (surtout en contexte manufacturier!), des stratégies de continuité seront identifiées. Il peut s’agir d’un site de relève, d’une entente de collaboration avec d’autres entreprises ou de conditions contractuelles limitant les pénalités pour livraison tardive.
L’écart entre les stratégies retenues et la capacité actuelle de l’organisation à déployer ces stratégies peut être géré efficacement à l’aide d’un plan d’action : vous serez ainsi prêt en cas de crise.
Étape 4 : Déterminer la chaîne de commandement
Qui fera partie de la cellule de gestion de crise? Quels sont les paramètres d’activation de la cellule? Comment l’information sur la situation lui sera-t-elle acheminée? Qui prendra les décisions? Qui sera chargé des communications aux employés, aux clients, aux fournisseurs? Au banquier, à l’assureur, à la municipalité, aux médias?
Lors d’une crise, la confusion de rôle peut vite s’installer : vos acteurs clés doivent savoir précisément ce qu’on attend d’eux afin qu’ils agissent sans délai pour limiter les pertes humaines, matérielles, informationnelles, réputationnelles et financières.
Étape 5 : Conservation, mise à l’épreuve et mise à jour
Votre PCA doit être connu et conservé de façon à être accessible hors des heures d’ouverture ou si vous êtes à distance et que le réseau d’entreprise n’est pas accessible.
Comme pour un exercice d’évacuation en cas d’incendie, la pratique demeure le meilleur moyen de maîtriser les actions à poser, de vérifier que la chaîne de commandement peut être activée rapidement et que les stratégies de continuité fonctionnent. Il est fondamental de vérifier que l’information nécessaire est disponible et à jour.
Vous avez des questions? Mallette est fière de compter parmi ses ressources une équipe d’experts qui peuvent vous accompagner dans le développement de votre plan de continuité des affaires.
