Les vacances, un casse-tête? Planifiez-les!

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Chronique d’expert dGroupe SCE

L’arrivée de la période des vacances est souvent un casse-tête pour les gestionnaires de PME. Nous vous proposons quelques conseils pour que vous vous y prépariez.

Les bases

Dotez-vous d’une politique de vacances dans laquelle vous aurez pris soin d’établir les modalités de la prise et de l’attribution des jours de vacances : selon l’ancienneté, par rotation annuelle, selon le principe du « premier arrivé, premier servi », par exemple. Veillez à communiquer cette politique à tous vos employés. Faites en sorte que les demandes de vacances soient présentées à la même date chaque année, et engagez-vous à y répondre à la même date aussi.

Vous pouvez aussi choisir de fixer vous-même les dates auxquelles les employés peuvent prendre leurs vacances, en leur fournissant toutefois un préavis d’au moins quatre semaines. Certains types d’organisations peuvent prévoir une période de gel, c’est-à-dire une période raisonnable pendant laquelle on ne peut prendre de vacances en raison du caractère particulier des activités de l’entreprise.

Évitez le report des vacances et rendez les vacances obligatoires. C’est connu, les vacances et le repos peuvent aider à prévenir l’épuisement professionnel. En plus de permettre d’évacuer le stress, elles favorisent le ressourcement et le bien-être. Les employés qui partent en vacances reviennent généralement plus motivés et plus performants!

Prévoyez!

Établissez un calendrier de vacances et rendez-le disponible afin que vos employés puissent se coordonner pour la transmission des dossiers et la gestion des clients, s’il y a lieu.

Rappelez aux employés qu’ils doivent préparer leur départ en avisant leurs partenaires internes et externes de la période de leurs vacances et de la durée de leur absence, et en mentionnant leur période de vacances dans leur signature électronique quelques semaines à l’avance. Invitez-les à modifier leur message d’accueil et message vocal en y laissant les coordonnées d’une personne-ressource en cas de besoin ou d’urgence. N’hésitez pas à rappeler aux membres de l’organisation le départ en vacances d’un employé quelques jours à l’avance.

Évitez que des employés soient indispensables; à cette fin, formez vos ressources à différentes tâches pour ne pas rendre vulnérable un secteur. Des employés autres que le titulaire devraient connaître les particularités d’un poste ou le titulaire d’un poste devrait pouvoir confier ses dossiers à un collègue pendant son absence.

Embauchez des étudiants

Il y a de nombreux avantages à faire appel à ce bassin de main-d’œuvre. Les jeunes sont dynamiques et créatifs; leur maîtrise de la technologie et des réseaux sociaux peut constituer un réel avantage pour les organisations. Former une relève à sa main, fidéliser des étudiants s’étant démarqués dans le cadre de leur emploi d’été en leur offrant par la suite un stage ou une promesse d’emploi constituent des occasions dans le contexte de pénurie de main-d’œuvre actuel. Les étudiants qui se démarquent et qui sont repérés tôt pourront constituer une relève de choix. Selon sa situation, il se pourrait que votre entreprise puisse obtenir des subventions gouvernementales si elle offre un stage. Différentes formes de soutien existent par l’entremise des services gouvernementaux. Renseignez-vous!

Faites appel au placement temporaire

Les agences de placement temporaire regorgent d’employés disponibles qui possèdent des compétences diverses, sont prêts à travailler et sont flexibles. Que ce soit pour la gestion de la paie, le travail journalier, le service à la clientèle, le soutien administratif ou tout autre domaine, elles sauront vous proposer les bonnes personnes. Bien des agences offrent un service rapide, car elles ont une banque de candidats rencontrés récemment et prêts à occuper un emploi. Renseignez-vous sur les processus et les modalités, car aucune agence ne fonctionne de la même manière. La personne embauchée temporairement pourrait peut-être devenir une employée permanente, qui sait?!

Quelques rappels concernant la Loi sur les normes du travail

La période de référence du 1er mai au 30 avril sert de façon générale de base dans la détermination du droit aux vacances. Le salarié, dépendamment de son service continu chez l’employeur, aura droit à des indemnités différentes.

Pour le salarié justifiant moins d’un an de service continu : 1 jour par mois complet de service

Pour le salarié justifiant de 1 an à moins de 3 ans de service continu : 2 semaines continues

Pour le salarié justifiant 3 ans et plus de service continu : 3 semaines continues

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la date de ses vacances au moins quatre semaines à l’avance.

Les vacances du salarié peuvent être fractionnées à la demande de ce dernier.

Le salarié qui a déjà droit à deux semaines peut demander un congé additionnel d’une semaine sans salaire, mais ne peut exiger de le prendre à la suite de ses deux autres semaines. L’employeur ne peut lui refuser ce congé, qui ne peut toutefois pas être fractionné.

Les mêmes normes minimales s’appliquent pour les employés à temps partiel, occasionnels et saisonniers.

La planification demeure le meilleur outil pour éviter les situations fâcheuses. Cependant, vous pourriez avoir à faire face à des cas particuliers; il est donc important que vous vous reportiez aux normes minimales de la Loi si vous êtes en contexte non syndiqué. Sachez aussi que nous restons à votre disposition pour vous accompagner.

Bonnes vacances!

Karine Dupont et Pénélope Cyr,
Conseillères en ressources humaines à Groupe SCE/Gestion PMO

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